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Règlement de participation REVA 2013
1. PARTICIPATION
La direction de REVA se réserve le droit de refuser des inscriptions ou des marchandises exposées si celles-ci ne répondent pas aux conditions de participation, ou si les services ou les marchandises exposées ne correspondent pas à l'esprit de l'exposition. Si, le jour de l'ouverture à midi, les stands ne sont pas occupés réellement par l'exposant avec les produits pour lesquels la permission a été demandée, les emplacements seront attribués à une autre firme, sans que le participant concerné ne puisse ni faire valoir un droit de dédommagement, ni échapper aux obligations financières contractées.
2. PRIX DE LOCATION
La location doit être payée au plus tard 30 jours après réception de la facture. A partir du 23 avril 2013, l’organisation peut disposer des emplacements dont le paiement complet n’a pas été effectué. Le prix de location reste toutefois dû.
Les options pour un emplacement de stand restent valables un mois avant le 1er janvier 2013 et une semaine pendant la période suivant le 1er janvier 2013 et jusqu’au 1er avril 2013, sauf s’il en a été décidé autrement par le secrétariat.
L’annulation d’une réservation de stand avant le 1er janvier 2013 entraîne le paiement de frais d’annulation s’élevant à 10 % du prix de la location. Si le participant annule son inscription après le 1er janvier 2013, pour quelque raison que ce soit, il est tenu de payer la totalité de la location, majorée des frais de revêtement des espaces vides et de la rémunération des services déjà rendus, même s’ils n’ont pas encore été portés en compte.
En revanche, aucun dédommagement ne peut être réclamé à la direction. En cas de non-paiement, un intérêt moratoire de 10 % sera porté en compte, de plein droit et sans mise en demeure, 30 jours après la date de facturation. Si le débiteur ne paie pas le montant dû dans les 15 jours, après réclamation par courrier recommandé, le montant sera majoré de 20 %, à l’exclusion des frais de tribunaux et des intérêts éventuels.
Les prix de location mentionnés peuvent être augmentés si une hausse des prix s’impose suite à de nouvelles conditions appliquées à tout le pays. Toutefois, si cet ajustement devait dépasser 15 %, les participants pourraient annuler leur inscription par courrier recommandé, dans les 15 jours suivant l’annonce des prix ajustés.
3. PLAN DES EMPLACEMENT
La direction de REVA se réserve le droit de modifier les emplacements souhaités ou le plan. L’attribution du stand au moment de l’inscription est provisoire. Tout changement pour des raisons d’organisation reste possible. Le locataire sera contacté afin que la direction puisse rencontrer au mieux ses souhaits.
4. MONTAGE DUS STAND PAR LE PARTICIPANT
Les firmes qui construisent elles-mêmes leur stand respecteront les règlements et les prescriptions en vigueur.
La surface allouée doit être entièrement occupée. Les parois doivent avoir 2,50 m de hauteur (pas plus haut) et recouvrir la surface complète jouxtant les stands voisins. Les structures de construction transparentes sur les coins du stand font exception, mais les cloisons entre les structures ne peuvent pas dépasser 2,50 m. L'exposant qui souhaite construire plus haut doit en faire la demande à REVA et obtenir l'approbation des voisins directs. Les cloisons doivent couvrir l'entièreté de la surface, conjointement au stand voisin et aux murs du hall.
Si le montage du stand n'est pas conforme aux conditions imposées, la direction de REVA a le droit de construire un module standard aux frais du participant. Les participants sont priés de vérifier l'exactitude des dimensions de leur emplacement avant d'entamer le montage de leur stand. La direction de REVA ne peut en aucun cas être tenue pour responsable des écarts minimes constatés entre les dimensions mentionnées et les dimensions réelles de l'emplacement.
5. SOUS-LOCATION
La sous-location ou la cession d'un stand, complète ou partielle, sous quelque forme que ce soit, même à titre gracieux, est strictement interdite. Les exposants qui souhaitent louer un stand de manière conjointe sont priés de s'adresser au secrétariat. Ils doivent s'inscrire séparément comme exposants et seront facturés séparément. Dans les autres cas, l'exposant est mentionné à part sur le site Web et dans le catalogue ; il reçoit le matériel promotionnel si l'exposant supplémentaire paie les frais de dossier.
6. MONTAGE DES STAND
Les moyens de transport lourds ne sont pas admis dans les halls d'exposition. Aucun contrôle à l'entrée n'est prévu durant le montage. Une surveillance permanente est assurée. L'exposant doit prévoir la surveillance de son matériel durant le montage du stand. Une surveillance est prévue la nuit.
La livraison du mobilier et le raccordement des armatures d'éclairage louées chez REVA s'effectueront au plus tard le 24 avril 2013 à 10 h au stand même.
Pendant le montage et le démontage, il est interdit de laisser traîner du matériel dans les couloirs, ceci afin de garantir un libre accès. Les emballages vides ne peuvent être entreposés sous aucun prétexte dans les stands pendant l'exposition. Ils seront obligatoirement enlevés par les exposants. Il est absolument interdit d'abîmer les sols, les parois, les tapis des stands modulaires en employant clous, épingles, agrafes, autocollants, papier collant, dessins, marqueurs, etc. Les dégâts sont à la charge de l'exposant. Le raccordement des conduites utilitaires ne peut être effectué que par les spécialistes engagés par REVA. L'arrivée et l'écoulement d'eau ne sont pas possibles dans tous les stands.
Chaque participant aura à cœur de décorer son stand en harmonie avec le caractère général du salon. Chaque stand doit être éclairé. Si ce n'est pas le cas, la direction y remédiera aux frais de l'exposant. Les emblèmes publicitaires seront accrochés de manière à ce qu'ils ne dépassent pas le bord des cloisons. Il est possible de placer, au milieu du stand, des panneaux publicitaires plus hauts, mais ceux-ci ne peuvent pas représenter un obstacle pour les autres exposants.
Pour déroger à cette règle (surtout pour les emblèmes suspendus), une autorisation préalable doit être demandée à la direction. La demande sera accompagnée de toutes les données utiles : dimensions, aspect, endroit de fixation, etc.
Le nettoyage final des stands et des couloirs avant l'ouverture du salon est effectué par la direction de REVA, pour autant que l'aménagement des stands soit terminé. Dans tous les cas, les couloirs seront entièrement libérés par les exposants le mercredi 24 avril 2013 à 20 h.
Si vous travaillez avec des sous-traitants, il vous revient de nous renvoyer le formulaire « Attestation d'abandon de recours » complété. Vous le trouverez dans le dossier exposant.
7. LIMITATION DE VITESSE
Des consignes de sécurité doivent être respectées dans les couloirs du salon, dont la limitation de vitesse à 5 km/heure pour tous les véhicules (vélo, chaise roulante, scooter...), et ce, afin d'éviter les accidents et de ne pas effrayer les personnes malentendantes, sourdes, aveugles ou malvoyantes.
8. INSTALLATION ELECTRIQUE
Les raccordements électriques seront obligatoirement effectués par le Flanders Expo, suivant les modalités du manuel de participation (Toolbox). Les installations non conformes au « Règlement général de protection du travail » et au « Règlement général des installations électriques » seront débranchées. Toutes les installations sont contrôlées. Toute réparation aux installations électriques louées sera portée en compte. L'exposant demandera la puissance exacte, en tenant compte des appareils qui ne sont pas directement visibles (réfrigérateur, percolateur, etc.).
9. ASSURANCES
Les participants sont responsables de leur stand et des objets y exposés, ainsi que des dégâts éventuels causés aux bâtiments et au matériel du Flanders Expo. Les exposants sont obligés de souscrire à la police d'assurance « de clou à clou » contractée par le Flanders Expo. Ni le Flanders Expo, ni REVA n'agissent en tant que coassureurs. Les exposants sont également obligés de souscrire la police d'assurance responsabilité civile des exposants, contractée par le Flanders Expo. Ni le Flanders Expo, ni REVA n'agissent en tant que coassureurs. Les exposants sont tenus d'assurer leur personnel contre les accidents de travail. Les organisateurs sont dégagés de toute responsabilité, en particulier celle prévue par les articles 1382 et suivants du Code civil. Les participants renoncent à tout recours contre le Flanders Expo, les organisateurs de REVA et les autres locataires ou visiteurs du bâtiment, pour tout dommage, incendie, vol, etc. résultant d'interruptions partielles ou totales du courant électrique ou du chauffage central, ou pour toute perte ou diminution de valeur des objets leur appartenant ou appartenant à des tiers, aux marchandises et au matériel d'exposition qui se trouvent dans le bâtiment.
10. PRESENCE DAN LE STAND
Dans leur propre intérêt, les participants sont tenus de disposer d'un représentant apte et autorisé à faire des affaires dans le stand pendant les heures d'ouverture du salon. Le stand ne peut être tenu que par des membres du personnel des participants.
11. PUBLICITE
Il est interdit aux participants :
a. De distribuer des échantillons ou imprimés en dehors du stand.
b. De procéder à une démonstration bruyante ou autre pour attirer le client, de quelque façon que ce soit, et de faire quelque réclame que ce soit, susceptible de déranger les participants des stands voisins. Les exposants qui souhaitent organiser une attraction sur leur stand – attraction qui drainera du public – doivent d'abord en faire la demande à l'organisation, ceci pouvant représenter une gêne possible pour d'autres exposants.
c. D'apposer des peintures ou des slogans publicitaires sur les murs intérieurs ou extérieurs du bâtiment.
d. De placer des objets hors du périmètre de l'emplacement loué et de distribuer des brochures, prospectus et échantillons hors du stand.
e. De placer de la publicité sur les parkings, sauf autorisation des organisateurs.
12. VENTE ET CATERING
La vente de boissons et nourriture et l'offre de plats chauds ou froids sont interdites. Les exposants sont autorisés, dans une mesure limitée, à vendre directement sur le stand des produits d'une valeur maximum de € 50. Les indications de prix, TVA incluse, sont ici nécessaires.
13. SURVEILLANCE
Pendant les heures d'ouverture de l'exposition et les heures de montage et de démontage, l'exposant doit pourvoir lui-même à la surveillance de son matériel. Pour la surveillance en dehors des périodes mentionnées ci-dessus, l'exposant ne peut maintenir du personnel dans l'enceinte. L'exposant qui se sent lésé par d'autres exposants ou par des tiers ne peut avoir recours que contre eux et ne peut en aucun cas en tenir la direction pour responsable.
14. MESURE DE SECURITE
Les appareils, outils et circuits électriques doivent être installés suivant les prescriptions légales usuelles. Au cas où des produits inflammables seraient employés, le participant doit souscrire une assurance spéciale. Les produits explosifs sont interdits dans tous les cas. Dans le montage des stands, les toitures en matières inflammables ou PVC sont interdites. Le participant qui place une toiture est tenu de présenter la preuve de l'ininflammabilité de celle-ci à la direction.
15. EVACUATION DES STANDS
L'exposant doit avoir évacué complètement le stand avant le dimanche 28 avril 2013 à 18 h. Une dérogation peut être négociée avec la direction, mais elle entraîne un supplément de frais de surveillance et d'entreposage. Il est interdit aux participants d'emporter les articles exposés avant la date ou l'heure de fermeture de la manifestation. L'organisateur dénie toute responsabilité pour les dégâts ou la disparition de matériel de décoration ou de produits pouvant survenir pendant la période de démontage.
Tout matériel d'emballage ou autre détritus doit être enlevé du stand.
Toute marchandise appartenant à un exposant, abandonnée dans les halls après la clôture de la période de démontage, sera évacuée aux frais et aux risques du propriétaire.
La récupération des produits et du matériel en consigne est soumise au remboursement des frais occasionnés.
Tout matériel n'ayant pas été repris 65 jours après la clôture de la manifestation devient la propriété de l'organisateur.
16. GENERALITES
Dans l'éventualité où la manifestation ne pourrait avoir lieu pour cause d'événements économiques, politiques ou autres cas de force majeure, les demandes de participation seront annulées sans recours contre la direction de REVA.
Les sommes restantes, après paiement des dépenses engagées, seront partagées entre les exposants au prorata des montants versés par chacun, sans qu'il puisse être question d'un accord explicite, sous quelque forme ou raison que se soit, contre l'administration de REVA.
Les stipulations mentionnées dans le « Règlement » et le « Règlement général » du Flanders Expo s'appliquent aussi aux exposants.
L'organisateur de REVA se réserve le droit de prendre une décision irrévocable dans tous les cas non prévus dans ce règlement. Le participant s'engage également à respecter les stipulations spéciales mentionnées dans la gamme des services de REVA.
En cas de litige, les tribunaux de Bruxelles sont seuls compétents.
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